İSG Dosyasında Olması Gerekenler?

İSG dosyası, bir işyerinin iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirdiğini gösteren kayıtların bir arada tutulduğu dosyadır. İçeriği tek bir listeyle sabitlenmiş değildir; işyerinin tehlike sınıfına, çalışan sayısına ve yapılan işe göre genişler. Denetimde ilk istenen belge çoğu zaman budur, çünkü sahada yapılan işin kanıtı burada durur.

Dosyanın omurgasını oluşturan belgeler

Faaliyet alanı ne olursa olsun her işyerinde bulunması beklenen belge grupları vardır.

Risk ve acil durum belgeleri

Dosyanın merkezinde güncel risk değerlendirmesi raporu ve ekleri bulunur. Yanına acil durum planı, kaçış krokileri, acil durum ekiplerinin görevlendirme yazıları ve yapılan tatbikatların tutanakları eklenir. Bu belgelerin nasıl kurgulandığını acil eylem planı çalışmasında ayrıntılı olarak ele alıyoruz.

Eğitim kayıtları

Verilen iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerinin katılım tutanakları, eğitim programı, eğitimi verenin belgeleri ve çalışana düzenlenen eğitim belgeleri dosyada yer alır. İşe yeni başlayan çalışanın işbaşı eğitimi ile mesleki eğitim gerektiren işlerde çalışanların mesleki yeterlilik belgeleri de aynı bölümde toplanır.

Sağlık gözetimi kayıtları

İşe giriş ve periyodik muayene raporları, yapılan tetkiklerin sonuçları, işyeri hekiminin düzenlediği kişisel sağlık dosyaları bu bölümdedir. Sağlık verileri kişisel veri niteliği taşıdığından ayrı ve erişimi sınırlı biçimde saklanır; İSG dosyasının genel bölümüyle karıştırılmaz.

Görevlendirme ve sözleşme belgeleri

İş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve diğer sağlık personelinin görevlendirme yazıları, İSG-KATİP sözleşmelerinin çıktıları, OSGB ile yapılan hizmet sözleşmesi, onaylı defter, yıllık çalışma planı ve yıl sonunda düzenlenen yıllık değerlendirme raporu bu grupta toplanır. Çalışan temsilcisi ve destek elemanı görevlendirmeleri de buraya eklenir.

İşin niteliğine göre eklenen belgeler

• İş ekipmanlarına ait periyodik kontrol raporları; kaldırma araçları, basınçlı kaplar, elektrik tesisatı ve topraklama ölçümleri
• İşyeri ortamında yapılan ortam ölçümleri raporları; gürültü, toz, aydınlatma, termal konfor ve kimyasal maruziyet sonuçları
• Kişisel koruyucu donanım zimmet tutanakları ve donanımlara ait uygunluk belgeleri
• Kullanılan kimyasalların güvenlik bilgi formları ve malzeme envanteri
• Patlayıcı ortam bulunan işyerlerinde patlamadan korunma dokümanı
• İş kazası ve ramak kala bildirimleri, kaza inceleme raporları
• Kurul kurma yükümlülüğü bulunan işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği kurulu toplantı tutanakları ve kararları
• Alt işveren çalıştırılıyorsa taraflar arasındaki İSG koordinasyon yazışmaları

Dosyayı güncel tutmak

İSG dosyası bir defa hazırlanıp rafa kaldırılan bir klasör değildir. Yeni bir makine alındığında, üretim yöntemi değiştiğinde, iş kazası yaşandığında veya işyerinde yapısal bir değişiklik olduğunda risk değerlendirmesi yenilenir ve dosyanın ilgili bölümleri buna göre güncellenir.

Çalışan sirkülasyonu da dosyayı doğrudan etkiler. İşten ayrılan ve yeni giren her çalışan için eğitim, muayene ve zimmet kayıtlarının güncellenmesi gerekir. Bu takibin bir sorumlusu belirlenmezse dosya kısa sürede gerçeği yansıtmaz hâle gelir.

Mevzuattaki değişiklikler de dosyayı etkiler. Yeni bir yükümlülük getirildiğinde ya da mevcut bir belgenin içeriği değiştiğinde dosyanın ilgili bölümü güncel hâliyle yenilenir; eski nüsha atılmaz, tarihiyle birlikte saklanır.

Düzen ve saklama

Belgelerin tarih sırasına göre ve konu başlıklarına ayrılmış biçimde tutulması, denetim anında aranan evraka dakikalar içinde ulaşılmasını sağlar. Islak imzalı asılların saklanması esastır; dijital kopya yedek olarak tutulur, aslın yerini almaz.

Saklama süreleri belge türüne göre değişir; özellikle sağlık gözetimi kayıtları ve maruziyet ölçümleri için mevzuatta uzun süreli saklama öngörülmüştür. Bu nedenle çalışanın işten ayrılması, ona ait kayıtların imha edilebileceği anlamına gelmez.